حسابرسی عملیاتی ابزاری برای پاسخگویی و کمک به مدیریت

ثبت محدود- ثبت تعاونی- تغییرات - ثبت شرکت –تغییرات خاص –تغییرات محدود – صورتجلسات – پلمپ دفاتر
کمترین هزینه و هدیه ویژه و فروشگاه اینترنتی طراحی سایت

حسابرسی عملیاتی
ابزاری برای پاسخگویی و کمک به مدیریت

مقدمه
مدیران اجرایی، مسئولیت اداره طرحها، برنامه‌ها و سازمانها را برعهده دارند. آنان باید در چارچوب دستیابی به هدفهای سازمانی و کسب خشنودی مشتریان، فعالیتهای مختلفی را به‌عهده بگیرند و وظایف متفاوتی را انجام دهند .
مدیران خوب برای رسیدن به بالاترین سطح کارایی در سازمان خود تلاش می‌کنند و مسئول انجام وظایف خود برای تامین نیازهای مشتریان در زمانهای مقرر، هستند. به‌هر حال، انجام وظایف محول شده به مدیران مشکلات زیادی دارد، زیرا فرایند کارها به‌گونه‌ای است که پاسخگویی به تقاضای مشتریان همواره مستلزم فداکردن منابع در دسترس است. در این راستا، ارتقای سطح خواسته‌ها و انتظارات برخی از مشتریان، مصرف منابع را افزایش می‌دهد و مشکلات کار مدیران را دوچندان می‌کند. بنابراین آنان باید به‌منظور دستیابی به هدفهای تعیین‌شده، نه‌فقط روی تخصیص منابع بلکه دربارة تخصیص منطقی و بهینه آنها، دقت لازم را به‌عمل آورند .
در دنیای امروز، مدیران مسئول و پیشتاز، همواره تلاش می‌کنند از نظارت دقیق و ارزیابی عینی بر وظایف خود اطمینان لازم را به‌دست آورند تا در برابر موضوعات پیش‌روی خود نیرومند و مسلط باقی بمانند و کارهای خود را درست و بموقع انجام دهند. بنابراین، آنان هیچ‌گاه نباید در بهره‌گیری از خدمات کارشناسان و متخصصان خارج از سازمان خود برای تعیین مشکلات و ارائه راه‌حل آن تردید داشته باشند تا با استفاده از این خدمات به موفقیتهای روزافزون‌تری دست یابند .
نظر به‌اینکه مدیران واحدهای اقتصادی با موضوع حسابرسی صورتهای مالی آشنایی دارند در این مقاله تلاش شده است پس از تعریف و مقایسه حسابرسی صورتهای مالی و حسابرسی عملیاتی، دلایل تأکید بر حسابرسی عملیاتی و سئوالاتی که احتمالاً در رابطه با حسابرسی عملیاتی وجود دارد مورد بحث و بررسی قرار گیرد .
حسابرسی عملیاتی
تعریف
حسابرسی عملیاتی عبارت است از فرایند منظم و روشمند ارزیابی اثربخشی1، کارایی2 و صرفه‌اقتصادی3 عملیات سازمان و گزارش نتایج ارزیابی، همراه با پیشنهادهای عملی به اشخاص ذیصلاح برای بهبود عملیات .
الف‌ـ اثربخشی عبارت است از میزان دستیابی به هدفها .
ب‌ـ کارایی عبارت است از نسبت نتایج به‌دست آمده از عملیات (ستانده) به منابع مصرف‌شده (داده). عملیات کارا، عملیاتی است که با استفاده از روشهای بهینه، حداکثر بازده (ستانده) را با صرف حداقل منابع (داده) تامین کند .
ج‌ـ صرفه‌اقتصادی عبارت است از تلاش در جهت حداقل کردن هزینه تحصیل و استفاده از منابع سازمان با حفظ کیفیت مناسب .
هدفهای حسابرسی عملیاتی
الف‌ـ ارزیابی عملکرد در مقایسه با هدفهای تعیین شده به‌وسیله مدیریت و یا سایر معیارهای سنجش مناسب .
به‌منظور اطمینان‌یافتن از اثربخشی، کارایی و صرفه‌اقتصادی عملیات، سیستمهای برنامه‌ریزی و کنترل مدیریت از نظر طراحی و اجرا ارزیابی می‌شود. این امر از جمله، موارد زیر را دربر می‌گیرد :
* اطمینان‌یافتن از وجود و به‌کارگیری معیارهای مناسب برای ارزیابی عملیات. این معیارها معمولاً به‌وسیله مدیریت یا سایر مراجع ذیصلاح تعیین می‌شود،
* اطمینان‌یافتن از تأکید بر رضایت مشتریان و استفاده‌کنندگان (درون‌سازمانی و برون‌سازمانی) خدمات و محصولات،
* اطمینان‌یافتن از جامع و منسجم بودن سیستمهای اطلاعاتی و عملیاتی سازمان (شامل برنامه‌ها، خط‌مشی‌ها، روشها و راه‌کارها) و درک آنها از سوی کلیه سطوح عملیاتی،
* اطمینان‌یافتن از پیش‌بینی و به‌کارگیری سیستم ارزیابی و بازخور مناسب در سازمان،
* اطمینان‌یافتن از اتکا به گزارشهای عملیاتی به‌عنوان یکی از مبانی اصلی تصمیم‌گیری مدیریت .
ب‌ـ شناسایی فرصتهای بهبود عملیات از نظر اثربخشی، کارایی و صرفه‌اقتصادی، شامل :
* تشخیص تواناییها و فرصت‌های بالقوه (ازجمله در حوزه‌های نیروی انسانی، فناوری، ظرفیتهای بلااستفاده، شیوه‌های تامین مالی و بازاریابی و ...) ،
* شناسایی مخاطرات محتمل با اهمیت .
ج‌ـ ارائه پیشنهاد برای بهبود عملیات یا انجام اقدامات و رسیدگیهای بیشتر .
مزایای حسابرسی عملیاتی
* شناسایی آن دسته از هدفها، سیاستها و روشهای سازمان که تاکنون تعریف‌نشده باقی‌مانده است،
* شناسایی معیارهای ارزیابی عملیات با توجه به هدفهای سازمان،
* ارزیابی مستقل و بیطرفانه عملیات،
* ارزیابی میزان رعایت هدفها، سیاستها، روشهای سازمان و یا قوانین و مقررات مربوط،
* ارزیابی اثربخشی سیستمهای برنامه‌ریزی و کنترل مدیریت (شامل سیستمهای اطلاعات ) ،
* ارزیابی کیفیت گزارشهای مدیریت از نظر قابل اعتماد و مربوط بودن،
* شناسایی محدودیتها (فعلی و بالقوه)، اشکالات، نقاط ضعف و عوامل ایجاد آنها،
* شناسایی تواناییها و فرصتهای بالقوه به‌منظور بهبود سوداوری، افزایش درامدها و کاهش هزینه‌ها،
* شناسایی نارساییهای ساختار سازمانی (شامل ارتباطات درون‌سازمانی ) ،
* شناسایی راهکارهای جایگزین .
حسابرسی صورتهای مالی
تعریف
منظور از حسابرسی صورتهای مالی، رسیدگی‌به صورتهای مالی یک واحد تجاری به‌وسیله یک موسسه حسابرسی است. این نوع حسابرسی عبارت از بازرسی جستجوگرانه مدارک حسابداری و سایر شواهد زیربنای صورتهای مالی است. حسابرسان مستقل از راه کسب آگاهی از سیستم کنترل داخلی و بازرسی مدارک، مشاهده داراییها، پرسش از داخل و خارج واحد اقتصادی و اجرای روشهای رسیدگی، شواهد لازم را برای تعیین اینکه صورتهای مالی، تصویری مطلوب از وضعیت مالی شرکت و فعالیتهای آن در طول دوره مورد رسیدگی ارائه می‌کند یا خیر، گرداوری می‌کنند .
هدفهای حسابرسی صورتهای مالی
هما‌‌نطور که در بخش 20 استانداردهای حسابرسی با عنوان «هدف و اصول کلی حسابرسی صورتهای مالی» بیان شده، "هدف حسابرسی صورتهای مالی این است که حسابرس مستقل بتواند درباره این که صورتهای مالی مزبور از تمام جنبه‌های بااهمیت طبق استانداردهای حسابداری تهیه شده است یا خیر، اظهارنظر کند" (بند2). اگر چه اظهارنظر حسابرس، اعتبار صورتهای مالی را افزایش می‌دهد، اما نمی‌تواند در حکم تضمین ادامه فعالیت واحد مورد رسیدگی یا تاییدی بر کارایی و اثربخشی آن تلقی شود (بند3 ).
حسابرس مستقل باید حسابرسی را بر طبق استانداردهای حسابرسی انجام دهد (بند5). او باید روشهای لازم برای انجام حسابرسی منطبق با استانداردهای حسابرسی را براساس الزامات مقرر در استانداردهای حسابرسی، قوانین و مقررات و در موارد مقتضی، شرایط قرارداد حسابرسی و الزامات خاص گزارشگری تعیین کند (بند7 ).
در فرایند انجام حسابرسی صورتهای مالی، مسئولیت تهیه و تأیید و ارائه صورتهای مالی با مدیریت واحد مورد رسیدگی است در حالی‌که مسئولیت حسابرس مستقل، تنها اظهارنظر درباره آنهاست. حسابرسی صورتهای مالی، مسئولیت مدیریت را نسبت به آن صورتهای مالی رفع نمی‌کند (بند 12 ).
مزایای حسابرسی صورتهای مالی
گزارشگری مالی در واحدهای تجاری، بازتاب نیازهای اطلاعاتی و انتظارات گروههای استفاده‌کننده از صورتهای مالی مانند سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، دولت و مدیران است که برای تصمیم‌گیریهای درست و بجای اقتصادی، برنامه‌ریزی، اعمال نظارت و پاسخگویی، به این اطلاعات نیاز دارند. مجموعه صورتهای مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان و سود و زیان جامع و صورت جریان وجوه نقد همراه با یادداشتهای توضیحی پیوست، جزء محوری گزارشهای مالی و عمده‌ترین وسیله انتقال اطلاعات به خارج از واحد اقتصادی است . اطلاعات صورتهای مالی، زمانی برای استفاده‌کنندگان مفید و موثر است که از ویژگیهای کیفی لازم برخوردار باشد. یکی از ویژگیهای کیفی اطلاعات مالی، قابلیت اعتماد است . اطلاعات مالی هنگامی قابل اعتماد و اتکاست که آثار مالی معاملات و سایر رویدادهای مالی به‌گونه‌ای بی‌طرفانه اندازه‌گیری شود و نتایج اندازه‌گیریها معتبر و قابل تأیید مجدد باشد .
استفاده‌کنندگان صورتهای مالی هنگامی می‌توانند به صورتهای مالی اتکا کنند که شخصی مستقل، ذیصلاح و بیطرف نسبت به میزان اعتبار این اطلاعات، نظر حرفه‌ای ارائه کرده باشد. در سیستمهای اجتماعی- اقتصادی کنونی، وظیفه اظهارنظر نسبت به صورتهای مالی به حسابرسان مستقل واگذار شده است .
حسابرسان مستقل با ایفای نقش اعتباردهی4 به اطلاعات مالی، دارای موقعیتی منحصر به‌فرد و بسیار اساسی در جامعه هستند. امروزه، صورتهای مالی حسابرسی شده، روش پذیرفته‌شده‌ای است که واحدهای اقتصادی نتایج عملیات و وضعیت مالی خود را به‌وسیله آن گزارش می‌کنند و احتمال وجود اشتباهات تصادفی، تخطی از اصول حسابداری، تعصب ناآگاهانه و تحریف عمدی در صورتهای مالی حسابرسی نشده، موجب شده است که این صورتها فاقد قابلیت اتکای لازم باشند .
مقایسه حسابرسی صورتهای مالی و حسابرسی عملیاتی
با استفاده از مفاهیم حاکم بر حسابرسی عملیاتی می‌توان به بررسی تفاوتهای موجود میان حسابرسی مالی و حسابرسی عملیاتی پرداخت. برخی از تفاوتهای موجود بین حسابرسی صورتهای مالی مرسوم و حسابرسی عملیاتی در جدول 1 خلاصه شده است .
با شناخت خدمات مختلف مشاوره و حسابرسی و استفاده مناسب از آنها می‌توان کاربرد خدمات حرفه‌ای، تخصصی، کارشناسی و مشاوره‌ای در واحد اقتصادی را تنوع بخشید .
دلایل تأکید بر حسابرسی عملیاتی
فلسفه حسابرسی عملیاتی
به‌رغم مزیتهای یادشده برای حسابرسی صورتهای مالی، این نوع خدمات، تمام نیازهای مدیران واحدهای اقتصادی را تامین نمی‌کند. در این راستا، فعالیتهای انجام شده توسط حسابرسان مستقل مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در موضوعهای زیر از این حسابرسان انتقاد شده است .
1ـ‌ تا سالهای متمادی، توجه حسابرسان منحصر به موضوعات مالی بوده است که مستلزم اعمال دقت بیشتر مدیران عمومی است .
2ـ نگرش حسابرسان مستقل در رسیدگی به تک‌تک معاملات و رویدادها موجب شده است که آنان به‌جای توجه به نتایج عملیات، همواره معاملات و رویدادها را به‌طور جداگانه مورد توجه قرار دهند،
3ـ از آنجا که حسابرسی صورتهای مالی همواره پس از انجام فعالیتها صورت می‌گیرد، بیشتر اوقات این امکان را به‌وجود نمی‌آورد که حسابرسان بتوانند موارد رعایت‌نشدن قوانین و اجرا نشدن قواعد کاربردی را بموقع و به‌نحو مطلوب گزارش کنند .
حداقل در دو دهه اخیر، پیشرفتهای اساسی زیادی در انواع خدمات حسابرسی به‌وجود آمده است و دیگر حسابرسیها، صرفاً محدود به‌بررسی جداگانه معاملات مالی پس از زمان انجام آنها نیست. از جمله، در دنیای امروز، حسابرسان عملیاتی در هر زمان می‌توانند موضوعهای عملیاتی سازمان را بخوبی بررسی کنند. آنان دارای نگرشی کلان به فعالیتهای حسابرسی هستند و نتایج فعالیت را مورد توجه قرار می‌دهند .
حسابرسان عملیاتی می‌کوشند تا پس از انجام بررسیهای لازم، با ارائه پیشنهادهای عملی و سازنده درباره موارد ضعف مدیریت مشاهده و گزارش شده در گزارش حسابرسی عملیاتی، بهره‌وری عملکرد مدیریت را افزایش دهند. آنان برای دستیابی به هدفها و نتایج، نه‌تنها نقاط ضعف عملکردها، معایب و مشکلات موجود در سیستم و سازکارهای کنترلی و عملیاتی را تعیین می‌کنند بلکه توصیه‌هایی نیز برای اصلاح وضعیت موجود و رسیدن به یک وضعیت مطلوب پیشنهاد می‌کنند .
حسابرس عملیاتی همواره دارای رهنمودهای لازم برای نقاط ضعف مربوط‌به عملکرد مدیران است و به مدیران واحدهای اقتصادی کمک می‌کند تا برای غلبه بر مشکلات و مسائل خود، توصیه‌های لازم را به‌دست آورند و به این ترتیب، زمینه برای بهبود و بهسازی اجرای یک طرح، برنامه یا عملکرد سازمان و ارتقای کیفیت اجرای کارها هرچه بیشتر و بهتر فراهم شود .
دامنه فعالیتهای حسابرسی عملیاتی
دامنه گسترده حسابرسی عملیاتی، از عواملی است که آن را برای هر دو گروه مهم جامعه یعنی نمایندگان مجلس و مدیران واحدهای تجاری بیش از پیش با اهمیت و معنیدار کرده است. اگرچه دامنه حسابرسی عملیاتی صرفاً به بررسی عملیات مالی محدود نمی‌شود و در آن، موضوعهای مختلفی از مدیریت منابع انسانی تا سیستم اطلاعات مدیریت، مدیریت قراردادهای واحد تجاری، فعالیتهای تحقیق و توسعه برای تولید محصول، تولید یا بازاریابی مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد و حتی جنبه‌های کمی و کیفی خدمات ارائه شده و میزان رضایت مشتریان نیز ارزیابی می‌شود، اما معمولاً در حسابرسی عملیاتی، روی بررسی سیستم کنترلهای داخلی و سیستمهای عمده و اصلی تاکید می‌شود و گستره‌ای به‌عنوان دامنه کار حسابرسی عملیاتی تعیین می‌شود که برای دستیابی به هدفها و مقاصد سازمانی مفید باشد .
روش‌شناسی حسابرسی عملیاتی
حسابرسی عملیاتی دارای فرایندی منظم و سیستماتیک است و شامل مراحل انتخاب موضوعهای حسابرسی، زمانبندیهای حسابرسی، زمینه‌های حسابرسی، رویکرد حسابرسی، معیار حسابرسی، گزارش موضوعات با اهمیت بالقوه و تهیه گزارش بررسی مقدماتی است. روش‌شناسی حسابرسی عملیاتی به‌گونه‌ای است که در هر مرحله آن باید آرا و نظرات مدیریت واحد مورد رسیدگی دریافت و موضوعات پس از بحث و مذاکره با مدیران ارائه شود .
روش‌شناسی حسابرسی عملیاتی مستلزم مراحل زیر است :
1ـ‌ انتخاب موضوعهای حسابرسی عملیاتی: اینکه در انجام حسابرسی، صد درصد موضوعها، مورد رسیدگی قرار گیرد نه امکانپذیر است و نه مطلوب . بنابراین، موسسه‌های حسابرسی، کار انتخاب موضوعهای حسابرسی عملیاتی را با توجه به عوامل زیر انجام می‌دهند :
* ارزشهای پولی درخور توجه،
* منابع انسانی درخور توجه،
* مخاطرات ذاتی ناشی از اشتباه، تقلب و استفاده نادرست مالی و استفاده نامطلوب از منابع،
* اهمیت اقتصادی یا اجتماعی موضوع،
* سطح بالای انتظارات عمومی یا نگرشهای منفی افراد جامعه به موضوع،
* مشاهدات وسایل ارتباط جمعی، آرای نظریه‌پردازان، دیدگاههای کارشناسان و متخصصان یا امور مربوط به گروههای ذینفع خاص،
* مسائل شناخته‌شده در واحدهای تجاری،
* ماهیت خاص فعالیت، وظیفه، عملیات، موضوع، طرح، برنامه یا کل سازمان،
* ملاحظات مربوط به دوره حسابرسی،
* آیا درخواست حسابرسی عملیاتی از سوی مدیران واحد تجاری ارائه شده یا مستقیماً از مقامات مربوط دریافت شده است .
علاوه بر موضوعهای پیشگفته، در انتخاب موضوعهای حسابرسی، موارد زیر نیز مورد توجه قرار می‌گیرند :
* میزان پیچیدگی موضوع حسابرسی،
* وضعیت منابع در دسترس واحد تجاری از لحاظ زمانی و پولی،
* توان و کیفیت و تجربه‌های حسابرس یا حسابرسان،
* در اختیار داشتن زمان کافی،
* میزان دسترسی به مدیریت واحد تجاری .
2ـ زمانبندیهای حسابرسی عملیاتی: حسابرسان عملیاتی برای شروع کار خود الزاماً نباید منتظر پایان فعالیت، وظیفه، عملیات، طرح یا برنامه بمانند. آنان ترجیحاً می‌توانند کار خود را در هر مرحله از فرایند فعالیتها شروع کنند. برنامه‌ریزی، اجرا یا عملیات حسابرسی عملیاتی در زمان انجام کارها و فعالیتها صورت می‌گیرد و حتی این امکان نیز وجود دارد که مدیریت در زمان مناسب، امکان اصلاح عملیات و انجام عمل درست را به‌دست آورد. این موضوع، موجب مفیدشدن هر چه بیشتر حسابرسی عملیاتی می‌شود .
3ـ زمینه‌های حسابرسی عملیاتی: طراحی و اجرای حسابرسی عملیاتی همواره از طریق انتخاب هدفهای خاص صورت می‌گیرد، زیرا این کار، موضوع را برای افراد ذینفع بسیار معنیدارتر و مفیدتر می‌سازد. در این راستا، حسابرسان عملیاتی می‌توانند کارهای زیر را انجام دهند :
* ارزیابی سیستم کنترلهای داخلی و سیستمهای عمده و اصلی،
* بررسی سیستم اطلاعاتی مدیریت و فرایند تصمیم‌گیری،
* اظهارنظر درباره مدیریت منابع‌انسانی و بهره‌وری کارکنان،
* تجزیه و تحلیل قراردادها و روشهای تدارک کالا و خدمات،
* تعیین میزان انطباق موضوعها با مقررات و قواعد کاربردی،
* بررسی میزان استفاده مطلوب از منابع بخصوص منابع مالی، با توجه به مقاصد و هدفهای سازمانی و سیاستهای دولتی،
* بررسی و تعیین میزان دستیابی واحد تجاری به هدفهای سازمانی تدوین‌شده،
* بررسی میزان خشنودی مشتریان گروه هدف،
* بررسی و شناسایی هرگونه هزینه‌های عمده و اساسی اضافی در واحد تجاری و یافتن دلایل آن،
* شناسایی هرگونه اتلاف زمان عمده و اساسی در واحد تجاری و دلایل آن