ضرورت وجود

کنترلهای داخلی در

بخش عمومی

 

 

 

 

 

 

 

مقدمه
مدیران همواره در تلاشند که بهترین کنترلهای داخلی را در سازمان خود مستقر کنند؛ چون می‌دانند که در نبود سیستم کنترل داخلی اثربخش، تحقق رسالت اصلی سازمان و کمینه کردن رویدادهای غیرمنتظره بسیار مشکل خواهد بود. از طرفی وجود این کنترلهای داخلی باعث افزایش کارایی، کاهش ریسک از دست دادن داراییها و دستیابی به اطمینان معقول از اعتمادپذیری صورتهای مالی و رعایت قوانین و مقرارت خواهد شد (محمدی، 1387).
کنترل داخلی، یک رویداد نیست، بلکه مجموعه‌ای از عملیات و فعالیتها بر پایه ستانده است. کنترل داخلی باید به‌عنوان جزء لازم هر سامانه‌ای شناسایی شود که مدیریت برای تنظیم و راهنمایی آن فعالیتها به‌کار می‌گیرد، نه به‌عنوان یک سامانه جداگانه در درون یک دستگاه اجرایی (COSO, 1992). با این مفهوم کنترل داخلی، کنترل مدیریت است که در درون یک واحد به‌عنوان بخشی از زیرساخت کنترل مدیریت به‌وجود می‌آید تا به مدیران در انجام کار یک واحد و دستیابی به هدفهای آن بر یک پایه و اساس مداوم کمک کند؛ لذا عاملی کلیدی در کمک برای دستیابی به هدف و کمینه کردن مشکلات اجرای مناسب کنترل داخلی است. کنترل داخلی جزء جدایی‌ناپذیر در اداره امور سازمان است که باعث فراهم شدن اطمینان منطقی در دستیابی سازمان به هدفهایش می‌شود (کرباسی یزدی، 1384). کنترلهای داخلی بخش مهمی از اداره یک سازمان است که شامل طرحها، شیوه‌ها و روشهای اجراشدنی برای دستیابی به وظیفه‌ها، هدفها و مقاصد و به‌عبارت دیگر پشتیبانی از مدیریت بر مبنای عملکرد است و نیز به‌عنوان اولین خط دفاعی در حفاظت از داراییها، پیشگیری، کشف خطاها و تقلب به‌کار می‌رود.
مسئولیت پیشگیری و کشف تقلب و اشتباه در بخش عمومی بر عهده مدیران است. مدیران با استقرار کنترل داخلی و به‌کارگیری پیوسته سیستمهای مناسب حسابداری، این مسئولیت را ایفا خواهند کرد (Lin et al., 2011). از آنجا ‌که عملیات سازمانهای بخش عمومی متفاوت از یکدیگر است، لذا استقرار کنترلهای داخلی یکسان برای کلیه سازمانها و دستگاههای بخش عمومی مقدور نیست. استقرار کنترلهای خاص در هر سیستم به عواملی چون اندازه، نوع عملیات و هدفهای سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است، بستگی دارد (محمدی، 1387).
از طرفی پیشرفت سریع در فناوری اطلاعات، ضرورت بهنگام‌سازی راهنماییهای کنترل داخلی در رابطه با سامانه‌های نوین رایانه‌ای را ایجاد می‌کند؛ لذا مدیران نیز برای اطمینان از این که فعالیتها در کنترل بوده و اثربخش هستند، باید در صورت لزوم بِروز شوند (کرباسی یزدی، 1384).

تعریف کنترلهای داخلی
کنترل داخلی فرایندی بنیادی و پویاست که خود را به‌طور مداوم با تغییرات رو در روی سازمان هماهنگ و منطبق می‌سازد (Ogneva et al., 2007). مدیریت و کارکنان در همه سطوح مجبور و ملزم به ارتباط با این فرایند هستند تا ریسکها را شناسایی و اطمینان معقولی از دستیابی به رسالت سازمان و هدفهای کلی آن کسب کنند. پس کنترلهای داخلی مجموعه اقداماتی است که مدیران برای تامین اطمینان نسبی از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاستهای وضع‌شده انجام می‌دهند تا کارایی و سودمندی عملیات را بالا برده و به هدفهای از قبل تعیین شده دست یابند (محمدی،1387). به‌عبارت دیگر، کنترلهای داخلی شامل طرح سازمان و تمامی رویه‌های هماهنگ پذیرفته‌شده در یک سازمان است که برای حفاظت از داراییها، رسیدگی به درستی و اتکاپذیری داده‌های حسابداری، ارتقای کارامدی عملیات و تشویق جهت پیروی از رویه‌های مدیریتی تجویز شده است (قربانی، 1386).
کنترل داخلی، یک رویداد یا وضعیت خاص نیست، بلکه مجموعه‌ای از اقدامات متوالی و فراگیر است که به همه فعالیتهای سازمان نفوذ و تسری پیدا می‌کند. این اقدامات در گستره عملیات یک سازمان و به شکلی مستمر روی می‌دهد. آنها در مسیری که مدیریت سازمان را اداره می‌کند و پیش می‌برد، به‌صورتی فراگیر و جدایی‌ناپذیر از آن وجود دارند (شعری، 1386).
کنترل داخلی باید درونی و اصلی باشد، نه بیرونی و مجزا. با درونی و نهادی کردن آن، کنترل داخلی به عنوان عاملی اصلی و جدایی‌ناپذیر از فرایند اساسی مدیریت در امور برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت در خواهد آمد. مسئولیت یک کنترل داخلی خوب بر عهده مدیران است. مدیریت هدفها را یکپارچه می‌کند، فعالیتها و سازوکارهای کنترلی را در جای خود جایگذاری و کنترل را نظارت و ارزیابی می‌کند. بنابراین کنترل داخلی ابزاری برای مدیریت و به‌طور مستقیم مرتبط با هدفهای سازمان است. با اینکه مدیریت رکن اصلی کنترل داخلی است، اما همه کارکنان سازمان نقشهای مهمی در ایجاد واجرای آن دارند. کارکنان افرادی هستند که کنترلهای داخلی را به اجرا در می‌آورند؛ پس سیستم کنترل داخلی زمانی در بخش عمومی می‌تواند اثربخش باشد که در استقرار آن به رفتار اخلاقی و شایستگی‌های فنی کارکنان توجه شود. بنابراین دستیابی به کنترل داخلی مناسب، مستلزم وجود کارکنان متعهد و درستکار و دارای ارزشهای اخلاقی قوی است.
وجود کنترلهای درونی باعث بهبود عملکرد سازمانها و حتی باعث بهبود گزارشگری مالی می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد وقتی سازمانها بر روی کنترلهای درونی متمرکز شوند، بهتر نتیجه گرفته و باعث کاهش هزینه‌های کنترل داخلی در سازمانها می‌شوند؛ به این دلیل که کنترلهای درونی یک خودکنترلی در افراد سازمانها به‌وجود می‌آورد(Cox, 2007).
در سال 1985 کارگروه سازمانهای حامی کمیسیون تردوی¹ با پشتیبانی و مشارکت معروفترین محافل حرفه‌ای حسابداری امریکا شامل انجمن حسابداران رسمی امریکا² (AICPA)، انجمن حسابداری امریکا، انجمن حسابرسان داخلی، انجمن حسابداران مدیریت و انجمن مدیران مالی تاسیس شد و به همراه گروهی از مشاوران، کار پژوهشی گسترده‌ای را بر روی تعریفها و مفهومهای کنترل داخلی آغاز کرد. حاصل کار این کارگروه پس از طی چند مرحله گزارشی بود که با نام «کنترل داخلی- چارچوب یکپارچه» در 1992 منتشر شد. طبق این گزارش معتبر که به گزارش کوزو (COSO) نیز معروف است، کنترل داخلی این‌گونه تعریف شده است؛ کنترل داخلی فرایندی است که به‌منظور کسب اطمینان معقول از تحقق هدفهایی که در سه مقوله اصلی زیر دسته‌بندی می‌شوند، به‌وسیله مدیریت و سایر کارکنان برقرار می‌شود:
• اثربخشی و کارایی عملیات (دربرگیرنده هدفهای عملیاتی³)
• اتکاپذیری گزارشهای مالی (دربر گیرنده هدفهای گزارشگری مالی⁴)
• رعایت قوانین و مقررات مربوط (دربرگیرنده هدفهای رعایتی⁵)
گروه اول به هدفهای اساسی شامل هدفهای مرتبط با عملکرد و سوداوری و همچنین حفاظت داراییها اشاره می‌کند. گروه دوم به تهیه صورتهای مالی اتکاپذیر و سایر اقلام مالی استخراج‌شده از این صورتها مربوط است که برای اطلاع عموم منتشر می‌شوند. گروه سوم با رعایت قوانین و مقررات مربوط سروکار دارند (قربانی،1386).
تحقق هدفهای فوق مستلزم وجود پنج عنصر تشکیل‌دهنده ساختار کنترل داخلی به‌شرح زیر است:
-1 محیط کنترلی، -2 ارزیابی خطر، -3 فعالیتهای کنترلی، -4 اطلاعات و ارتباطات، و -5 نظارت و آزمون.
این پنج عنصر یک چارچوب کلی و حداقل سطح کیفیت پذیرفتنی را برای کنترل داخلی در بخش عمومی تعریف و مبنایی را برای ارزیابی کنترل داخلی فراهم می‌کند و باعث می‌شود که مدیریت برای گسترش دادن سیاستهای جزئی، رویه‌ها و عملیاتی که برای فعالیتهای یک سازمان مناسب هستند، پاسخگو باشند (کرباسی یزدی، 1384). این پنج عنصر کنترل داخلی با یکدیگر مرتبط هستند و هر جزء آن می‌تواند سایر اجزا را متاثر کند؛ لذا تمام سازمانها برای کنترل فعالیتهایشان به تمام اجزای کنترل داخلی احتیاج دارند.

 

جهت کسب اطلاعات بیشتر با ثبت شرکت ارشیا تماس حاصل فرمایید

موضوع : مقالات