چکیده
خلاقیت ، یکی از ویژگی های انسان است که با استعداد الهی می تواند بسیاری از چیزها را خـلق نـمـایـد. چـنـانچه خلاقیت و نوآوری را از صحنه زندگی بشر کنار بگذاریم ، در واقع تیر خلاص به حرکت ، پویایی ، بقا و حیات زندگی بشر زده ایم . زیرا رکود و تکرار حقیرانه زندگی مساوی مرگ و نابودی است .
در دنـیـای سـازمـانـی امـروز مدیران خلاق ، سازمان های خلاق وکارکنان خلاق اضلاع مثلث خـلاقـیـت هـسـتـنـد کـه بـدون هـر یـک خـلاقـیـت و نـوآوری بـه سـر مـنـزل مقصود نمی رسد. ساختار سازمانی مناسب ، حمایت ، پشتیبانی و تشویق لازم مدیران دو عـنـصـر اسـاسـی در خـلاقـیت افرادند. و زمینه ها و شرایط خلاقیت امری الزامی است که سازمان ها می بایست آن را فراهم سازند تا به اهداف مورد نظر دست یابند.
در ایـن مـقـاله ویـژگـی های سازمان خلاق ، مدیر خلاق و کارکنان خلاق به اختصار مطرح شـده اسـت و 24 راهـکـار عـملی خلاقیت و نوآوری سازمانی که توسط صاحب نظران مطرح شده را جمع بندی و تقدیم نموده ایم ، امیدواریم که با مطالعه عمیق و به کار بستن دقیق ، نتایج سازنده و مفیدی حاصل شود. ان شاء الله
کلید واژه ها: خلاقیت و نوآوری ، مدیران خلاّ ق ، سازمان های خلاّ ق ، کارکنان خلاّ ق
مـسـئولان دولتـی در روش هـای اقـتـصادی ، در روش های سیاسی و دیپلماسی ، در پیشبرد کشور به سمت علم و تحقیق ، در گسترش فرهنگ مطلوب در میان کشور، در ارائه خدمات به هـمـه قشرها بخصوص قشرهای محروم و مظلوم ، در آبادانی کشور، آحاد مردم در دانشگاهها، در بـنـگـاهـهـای اقـتـصادی ، در دستگاههای گوناگون اجتماعی و خدماتی ، هر کدامی نیاز دارند در کار خود و در عرصه فعالیت خود نوآوری کنند.305
مقدمه
پـس از گـذشـت سال های متمادی ، دانش و تجربه بشری به اینجا رسید که برای تحقق آرمان ها، هدف ها، رفع نیازها، مشکلات و در نهایت پیشرفت همه جانبه جوامع بشری نیازمند سـازمـان در تمامی حوزه های اقتصادی ، سیاسی ، اجتماعی ، آموزشی ، فرهنگی ، امنیتی و مانند آنها هستند. و برای دستیابی به موارد مذکور چند قرنی است که در کشورهای مختلف جهان سازمان های کوچک و بزرگ جهانی ، منطقه ای و داخلی ایجاد شده است و روز به روز به ابعاد، پیچیدگی و انواع سازمان ها اضافه می شود. در واقع زندگی بشر امروزی بدون سازمان میسر نیست .
سـازمـان هـا بـرای بقاء و تداوم نقش مثبت و سازنده خود نیازمند افکار، اندیشه ها، نظرات تـازه و نـو هـستند تا با دریافت دیدگاه های نو مبتنی بر تحقیقات میدانی و اندیشه ها و تـئوری هـا بـتـوانـنـد پـویـایـی خـود را تـضـمـیـن کـنـنـد وگـرنـه رو بـه زوال و نابودی هستند. مقاومت سازمان ها در قبال تغییرات و تحولات جهانی و منطقه ای موجب حذف آنها شده و حتی قادر به حفظ وضع موجود نیز نخواهند بود.
جـریـان نـوجـویی و نوآوری همچون یک جنبشی است که به صورت آشکار و پنهان سایه خـود را به روند فعالیت ها می افکند تا دیوارهای کهنه و مندرس روش های ناکارآمد را در هـم شـکـنـد و بـنای نو و مستحکم را ایجاد نماید. در حقیقت امروزه شعار ((نابودی در انتظار شـمـاسـت مـگـر ایـن که خلاق و نوآور باشید)) در جلوی دیدگان بشر امروزی است . زیرا نـیـازهـای مـتـنـوع و پـیـچـیـده انـسان ها موجب خلاقیت و نوآوری در زندگی انسان ها است تا بـتـوانـد اسـتعدادهای فردی و جمعی را شکوفا سازد و در سایه آن بهره مندی های مادی و معنوی را دریابد.

معنای خلاقیت و نوآوری
((خـلاقـیـت )) یـا آفـریـنـشـگـری از واژه creativity و بـه مـعـنـای خلق کردن است . و در اصـطـلاح به معنای پدید آوردن چیزی از چیز دیگر به گونه ای منحصر به فرد است . بـه عـبـارت دیـگـر خـلاقـیـت بـه مـعـنـی کـم یـا زیـاد کـردن یـک پـدیـده و تـغـیـیـر شـکـل و یـا تـرکیب کردن آن با سایر پدیده ها، اشیاء و چیزها است . لذا خلاقیت به معنای خـلق کـردن چـیـزی تـازه و مـنـحـصـر بـه فـرد اسـت کـه به گونه ای مناسب و مفید، موجب حل یک مساءله ، سؤ ال یا نیاز علمی ، صنعتی ، اجتماعی و مانند آن باشد.306
صـاحـب نـظـران و انـدیـشـمندان هر یک به زعم خود معنایی را برای خلاقیت و نوآوری ذکر کرده اند که می توان مجموعه آن نظرات را به صورت سه دیدگاه جمع بندی نمود:
1. دیـدگـاهـی کـه نوآوری را بیشتر یک امر ((روان شناختی )) و مربوط به میزان هوش و استعدادهای فردی تلقی نموده است . بنابراین ، در سازمان استفاده از امکانات آموزشی و سـیستم پاداش و تقویت کننده های مثبت را برای پرورش استعدادها و خلاقیت افراد با هوش و با استعداد توصیه می نماید.
2. دیـدگـاه اجتماعی که خلاقیت و نوآوری سازمانی را بیشتری امری ((جامعه شناختی )) و مـربـوط به فراهم آمدن محیط و زمینه مناسب جهت بروز استعدادها می داند. این نگرش ‍ غنی سازی امکانات و زمینه های لازم در سازمان را برای ایجاد و استمرار خلاقیت ها و نوآوریها توصیه می نماید.
3. دیدگاه ((سیستمی )) که ایجاد نوآوریها و استمرار و فراگیری آنها در سازمان را یک امر سازمانی یعنی فراتر از عوامل فردی و فراهم آوردن صرف امکانات و زمینه های لازم تـلقـی کـرده و مـعـتـقـد اسـت کـه بـایـد بـا مـجـمـوعـه و سـیـسـتـمـی از عـوامـل در سطح فردی و گروهی همراه با ساختارها، کارکردها و نقش های مرتبط به آن و نـیـز ارزش هـا و باورهای خاصی سازمان فراهم آید تا بتوان خلاقیت ها و نوآوریها را در سـازمـان بـه صـورت مـستمر و فراگیر درآورده و آن را به عنوان پیش فرضی اساسی برای بقاء و رشد نهادی نمود.307
بر این اساس متخصصان مدیریت ، ((نوآوری )) را مترادف با ((ابداع )) می دانند و معتقدند، نوآوری فرآیند پایانی خلاقیت و به عبارتی جلوه و نمود بیرونی آن می باشد که به صورت یک محصول یا تولید بدیع و تازه آشکار می شود.308
ضرورت و جایگاه خلاقیت و نوآوری و رابطه آن با شکوفایی
تـبـیـیـن ضـرورت و جـایـگـاه خلاقیت و نوآوری ، در حقیقت پاسخ به چرایی آن می باشد. چنانچه بتوانیم ادله ای کافی برای پاسخ دریابیم ، باور و اعتقاد خود را نسبت به نقش خلاقیت و نوآوری در پیشرفت همه جانبه و تولید را مستحکم نموده ایم .
هـر انسان و جامعه ای خواهان بقاء و حیات مادی و معنوی خود است . و حیات و بقاء با توقف و ایـسـتـا بـودن سـازگـاری ندارد و تحقق پیشرفت همه جانبه محتاج تلاش مستمر، خلاقیت فـراگـیر و نوآوری است . شعار ((یا مرگ یا نوآوری )) شعار روز کشورهای دنیا است . و گسترش مدیریت نوآوری ، تبیین جنبش نوآوری و ترسیم و نهادی کردن فرهنگ نوآوری در هـمـگان در راستای بقاء و حیات و پیشرفت همه جانبه است . لذا می طلبد نوآوری و تغییر بـرای تـطبیق خود با محیط جهت ادامه حیات با حفظ ارزش های اسلام ناب محمدی (ص ) محقق گردد.
جـایـگـاه خـلاقیت و نوآوری به حدی است که می توان گفت مجموعه دستاوردهای فرهنگی ، سـیـاسـی ، اجـتـمـاعـی ، اقـتـصـادی ، عـلمـی ، امـنـیـتـی و مـانـنـد آن در انـدیـشـه و عـمـل و پـیـشـرفـت وسـیـع تـکـنـولوژی و تـجـهـیـزات در هـمـه مـوضـوعـات ، حـاصـل خلاقیت و نوآوری است نه تکرار، در جا زدن و قانع شدن به وضع موجود، لذا می تـوان گـفـت انـدیـشـه هـای خـلاق و نـوآور از گـذشـتـگـان شـروع و بـه مـرور تکمیل و تکمیل تر شده و می شود.
چنانچه فرآیند علمی و عملی خلاقیت و نوآوری در سطوح فردی و اجتماعی به درستی طی شـود ثـمرات آن برای فرد و جامعه آشکار شده و شکوفایی را در موضوعات مختلف به دنـبـال خـواهد داشت . به عبارت دیگر جامعه ای که ابعاد همه جانبه خلاقیت و نوآوری را مد نظر قرار ندهد و یا به صورت ناقص و بخشی و شعاری از آن سود جوید هیچگاه نخواهد تـوانـسـت تـولیـد عـلم و شکوفایی در عمل را به چشم ببیند. در حقیقت شکوفایی ثمره و مـحـصـول نـوآوری و خلاقیت مستمر، فراگیر و واقعی است . هرچه خلاقیت و نوآوری واقعی تر باشد شکوفایی بهتر و ثمراتش بر همگان آشکارتر می شود.

اهمیت خلاقیت و نوآوری در سازمان
خـلاقـیـت و نـوآوری از ویـژگـی هـای خـاص انـسـان اسـت ، زیـرا برگرفته از اندیشه و تعقل است که مختص انسان می باشد.
از نظر طرز کار، توانایی های فکری ما را می توان به طریق زیر خلاصه نمود:
1. جذب ، توانایی مشاهده و بکار بردن توجه
2. ضبط، توانایی حفظ کردن و بخاطر آوردن
3. استدلال ، توانایی تجزیه و تحلیل و قضاوت
4. خلاقیت ، توانایی تجسم ، پیش بینی و ایجاد ایده ها
اکـنـون مـاشـین های کامپیوتر سه فعالیت اول را تا اندازه ای انجام می دهند لیکن مسلم به نظر می رسد که هیچ ماشینی قادر به ایجاد ایده ها نخواهد بود.309
از آنـجـایـی کـه رکن اصلی و کلیدی همه سازمان ها نیروی انسانی است و نیروی انسانی اسـت که می تواند در موارد فوق ما را یاری دهد تا بدانیم سازمان خلاق و نوآور بستگی تقریباً تامی نسبت به نیروی انسانی دارد اگر چه سایر ابعاد سازمان خلاق نیز در این مساءله دخیل هستند که در این مقاله به اختصار مورد بررسی قرار می گیرند.
سـازمـان هـا بـا مـحـیـط بـیـرونـی و داخـلی خـود بـه طـور مـسـتـمـر تعامل داشته و تاءثیرپذیر و تاءثیرگذارند. و تغییرات متعدد، گوناگون و پیچیده ای کـه در مـحـیـط بـیـرونـی وجـود دارد کـه سازمان ها نمی توانند نسبت به آنها بی تفاوت بـاشـنـد. در صـورت بـی تـفاوتی و تداوم رفتارهای تکراری در محیط بسته ، این نوع سـازمـان هـا رو بـه نـابـودی بوده و قادر به حفظ وضع موجود نیستند. لذا تداوم و بقاء سازمان ها و تحقق اهداف آنها می طلبد که نهضت خلاقیت و نوآوری را در ارکان سازمان که هـمـانا کارکنان ، مدیران و ساختار سازمانی است پیش بینی و فرآیند آن را ترسیم و به صورت مستمر و فراگیر مطرح سازند تا از سقوط و نابودی در امان باشند.
انعطاف پذیری منطقی سازمان ها در قبال تغییرات گوناگون و پیشرفت های تکنولوژی ، مـوجـب مـی شـود کـه سازمان به روز بوده و سیاست ها، روش ها، برنامه ها و تصمیمات خـود را بـراسـاس ‍ واقـعـیـات تـنـظـیـم نـمـوده و در صورت نیاز تغییرات لازم را ایجاد و اشـکـالات را مـرتـفـع و بـرنـامـه هـای پـیشرفت خود را ترسیم نمایند. در چنین صورتی سازمان ، به بقاء و حیات خود می توانند ادامه دهند و به اهداف مورد نظر دست یابند.
بـهـبود و نوآوری مستمر و فراگیر در واقع نوعی کند و کاو منظم برای یافتن شیوه ها و پـاسـخ هـای نو به فشارها و تغییر و تحولات محیطی است چرا که در محیطهای پیچیده و مـتحول امروزی دیگر واکنش های تکراری برای رویارویی با این تغییرات کارآمد نبوده و دائمـاً بـاید در جستجوی راههای جدید برای واکنش در برابر محیط برآمد. به عبارتی آن دسـتـه از سـازمـان هـا و سـیـسـتـم هـایـی در مـحـیـط پـیـچـیـده و پرتحول می توانند به بقاء خود ادامه دهند که به طور مستمر قادر باشند ایده ها و طرح هـای جـدیـدی را کـه لازمـه مـقـابـله بـا فـشـارهـا و تـحـولات مـحـیـطی است ، ایجاد و منتشر نمایند.310
آنـچـه امـروز بـیـشـتـر از گذشته بر سازمان ها آشکار گشته است ، ضرورت پیش بینی راهـهـایـی اسـت بـه جـهـت رفـع نـیـازهـایـی کـه مـمـکـن اسـت در آیـنـده بـه دنـبـال تـغـیـیرات احتمالی پدیدار شود، که هر سازمانی یا باید از پیش ، خود را برای چنین تغییراتی آماده سازد یا اینکه خطر مواجهه با وضعیت بحران واقعی را بپذیرد.311
بـنـابـرایـن چـنـانـچـه خـلاقـیـت و نـوآوری بـه صـورت هـمـه جـانـبـه و کـامـل در انـدیـشه و عمل مد نظر قرار گیرد می تواند موجبات رشد و شکوفایی استعدادها افراد، موفقیت های فردی ، شغلی و اجتماعی ، افزایش کمیت و کیفیت در تولیدات و خدمات ، کـاهـش هزینه ها و ضایعات و اتلاف منابع مادی و انسانی ، افزایش انگیزش کارکنان ، ارتقای بهداشت روانی و رضایت شغلی ، ارتقای بهره وری و رشد و بالندگی سازمان هـای گـونـاگون تحریک و تشویق رقابت های سالم در تولید، توزیع و خدمات ، کاهش بـوروکـراسـی اداری و کـاهـش پـشـت مـیـزنـشـیـنـی و تـشـریـفـات و افـزایـش ‍ عمل گرایی و دهها فایده دیگر خواهد شد.

چکیده: در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی بابت عدم تغییر پرداخت خواهیم کرد. ( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها ، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ، حاصل می شود. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، 2 شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی: درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست و اثر بخشی: کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست است ، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی (صرافی زاده و علیپور،1388) . بهره وری یعنی استفاده بهینه از منابع گوناگون جهت تولید کالاها و خدماتی که رضایت مصرف کنندگان را جلب کند، رضایت شغلی کارکنان را به حداکثر برساند و مطلوبیت زندگی کارکنان را در همه ابعاد آن، افزایش دهد. به طور کلی بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد یک فرد ، واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته می شود. در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار ،سرمایه ، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است ، می گوئیم سازمان مورد نظر ، بهره وری دارد. یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، تکنولوژی اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط های اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند.

تعریف واژه‏ها و اصطلاحات فنی و تخصصی (به صورت مفهومی و عملیاتی):
اتوماسیون اداری ( Office Automatic ):
مکانیزمی است در راستی بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درونی سازمانی .(تعریف عملیاتی)
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.(تعریف مفهومی)

بهره وری :
بهره وری خارج قسمت ستاده به یکی از عوامل تولید است بدین ترتیب می توان از بهره وری سرمایه ، بهره وری سرمایه گذاری ، بهره وری سود، خام و نیروی انسانی ، بسته به این که ستاده در ارتباط با کدامیک از عوامل تولید باشد ، نام برد.(تعریف عملیاتی)
بهره وری در لغت به معنی قدرت تولید و بارور بودن و مواد بودن به کاررفته و در ادبیات فارسی بهره وری ، با فایده بودن و سود برندگی معنی شده است.(تعریف مفهومی)

مقدمه :

اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات ITبه بروکراسی اداری است ، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد (رحیمی کیا و همکاران ،1390). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سودآوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود .
بخشی ازعمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند . امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری به سرعت و با حوصله حل کنند و محاسبات پیچیده را انجام دهند(شیخ بکلو ، بدون نیاز به حضور فیزیکی و مستمر انجام داد که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد. سیستم های اتوماسیون اداری از این طریق موجب آسان شدن روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شوند. در مطالعه انجام شده جهت بررسی اثرات فناوری اطلاعات و ارتباطات بر رشد بهره وری نیروی کار در اقتصاد ایران ، . با توجه به راه اندازی اتوماسیون اداری به صورت رسمی در بسیاری از سازمانها و تاکیدات مکرر مسئولین جهت استفاده از این تکنولوژی این سئوال پیش می اید که آیا بکارگیری این روش توانسته است تاثیری در بهبود ارائه خدمات نوین و بهره وری کارکنان داشته باشد و هم چنین آیا با صرف هزینه های نسبتاً بالا جهت تجهیز به سیستم اتوماسیون اداری در جهت مکانیزه نمودن هر چه بیشتر سیستم اداری به استفاده بهتر از نیروی کار و افزایش بازده فردی پرسنل و استفاده از زمان به جهت کارائی بیشتر و کیفیت بهتر مدیریت و هم چنین اثر بخشی نائل شده است یا نه؟

اهمیت و ضرورت انجام تحقیق :
تغییر و تحولات بین المللی وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند . ترسیم چشم انداز در حقیقت آینده دور یک کشور و بیانگر ارزشها ، آرمانها و تفکرات سیاستگزاران کشور می باشد . تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است 1997)،Khaki). استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود باعث موارد دیگری از قبیل کنترل بهتر برکار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار - تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر صورت می گیرد - سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود - نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات - به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص رضایت شغلی آنها افزایش می یابد رضایت بیشتر مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع (رحیمی کیا و همکاران ،1390). حال آن که بررسی ها نشان داده بین سرمایه گذاری و تکنولوژی اطلاعات یا سیستمهای اتوماسیون اداری وبازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد. تکنولوژی اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمان ها و در نتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری میگردد(2004،Turban).

در زمینه ارزیابی تاثیر به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری بر متغیرهای اقتصادی بنگاه ها و سازمان های دولتی و خصوصی ، مطالعات بسیار اندکی صورت گرفته است ، این در حالی است که در کشورهای مختلف جهان از جمله ایران ، مطالعات بسیاری در زمینه تاثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره وری ، رشد اقتصادی و غیره در سطوح مختلف فعالیتی به ویژه در سطح کلان ، انجام گرفته است(نوروزیان قره تکان و همکاران،1390). محیط پر رقابت کسب و کار و دگرگونی های آن در دهه 1960 و نیز جهانی شدن اقتصاد و تبدیل سیستم های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات ، لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را مضاعف ساخت . به همین جهت از دهه 60 میلادی ، استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری که نوع خاصی از سیستم های اطلاعاتی هستند ، روز به روز اهمیت بیشتری یافت(یزدانی و همکاران،1389). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سود آوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود . بخشی از عمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند. امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری را به سرعت و با حوصله حل کنند ومحاسبات پیچیده را انجام دهند . اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است (شیخ بکلو،1391). واژه بهره وری برای نخستین بار به وسیله فرانسوا کنه ریاضیدان و اقتصاد دان طرفدار مکتب فیزیوکراسی (حکومت طبیعت) به کار برده شده . کنه با طرح جدول اقتصادی اقتدار هر دولتی را منوط به افزایش بهره وری در بخش کشاورزی می داند.در سال 1883 فرانسوی دیگری به نام لیتر بهره وری را دانش و فن تولید تعریف کرد. در سال 1950 سازمان همکاری اقتصادی اروپا به طور رسمی بهره وری را چنین تعریف کرد بهره وری حاصل کسری است که تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش یکی از عوامل تولید به دست می آید . سازمان بین المللی کار بهره وری را چنین تعریف کرده است بهره وری عبارت است از نسبت ستاده به یکی از عوامل تولید (زمین ، سرمایه ، نیروی کارو مدیریت) (رحیمی کیا و همکاران ،1390). به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور آمریکا طی دوره 95-1973، منجر به 4/1 درصد رشد بهره وری نیروی کار شده است. در کشور انگلستان ، تعمیق سرمایه مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد بهره وری کل عوامل تولید این نوع فناوری ها طی سال های پایانی دهه 1990، منجر به رشد بهره وری نیروی کار در این کشور شده است. فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور قوی بهره وری کار را در کشورهای اروپای شرقی و مرکزی افزایش داده و بیشترین تاثیر را بر همگرایی کشورها در دهه 1990 داشته است (نوروزیان قره تکان ،1390). با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید، جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان میباشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر میسازد. در این فرایند، مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و افزایش بهره وری عملی می گردد بنابراین تاثیربه کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی، 2 شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بردارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی (درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن درست کارها ) و اثربخشی (کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست) است.

چکیده: مدیریت منابع انسانی و تحقق اهداف پرسنلی مستلزم تحقیق، بررسی، شناسایی دقیق مشاغل موجود در یک سازمان و تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل است که این امر از طریق بکارگیری روش های تجزیه و تحلیل شغل و درادامه طرح طبقه بندی مشاغل صورت می گیرد. فعالیت های مربوط به اداره کارکنان باید بر اساس کارشکافی و تجزیه تحلیل شغل صورت گیرد. بدین معنی که کارمند یابی یا تدارک نیرو، استخدام، پرداخت، تشویق و ... بستگی به کار شکافی دارد. تجزیه و تحلیل شغل باید برای منحصر کردن ابعاد کفایتها، ویژگیها و معیارهای مهم عملکرد موفقیت آمیز شغلی و با هدف مشخص کردن عواملی که باید بررسی شود، انجام شود. در این مقاله سعی شده است ابتدا تعریفی از تجزیه و تحلیل شغل ارائه شود و هدف از تجزیه و تحلیل شغل تبیین شود. مزایا و مشکلات پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل بطور خلاصه ذکر می گردد. با توجه به کاربردی بودن پیاده سازی تجزیه و تحلیل در زمینه انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد، ارزیابی شغل و تعیین دستمزد، کاهش نرخ حوادث و مشخص شدن مدیریت پیشرفت شغلی گامهای اساسی در پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل تشریح می گردد. شایان ذکر است که تحلیل شغل، روشی است که امکان کسب اطلاعات لازم در مورد یک شغل بوسیله روشهای متفاوت از قبیل مشاهده، مصاحبه و پرسشنامه فراهم می کند. یافته های پژوهش نشان می دهد، طبقه بندی و ارزیابی مشاغل با کارشکافی آغاز می شود. در واقع کارشکافی فنی است که بوسیله آن میتوان خصوصیات شاغلین را با مشاغل کاملا" منطبق نمود. همچنین ذکر این نکته ضروری است که استفاده یک تکنیک یا گام صرفا در رسیدن به نتایج مطلوب در تجزیه و تحلیل شغل کافی نمی باشد و هیچکدام از روشها بطور جداگانه بر روش دیگر برتری ندارد بلکه استفاده از هر تکنیک یا روش باید دربرگیرنده پاسخ به سوالاتی از قبیل چه اطلاعاتی مورد نیاز است، منابع اطلاعاتی مورد نیاز کدام است، با چه روشی میتوان اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کرد، باشد.
واژه های کلیدى : تجزیه و تحلیل شغل. ارزیابی عملکرد. پرسشنامه PQA.کارشکافی
1-تعریف و اهداف تجزیه و تحلیل شغل:
تجزیه و تحلیل شغل فرآیند جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مرتب کردن اطلاعات در زمینه مشاغل موجود در یک سازمان که هم اکنون اجرامی شود، است. هدف از تجزیه و تحلیل شغل برای دستیابی به موارد زیر می باشد:
1. شرح خلاصه فعالیتها و مسئولیتهای هر شغل(job deion)
2. رابطه بین مشاغل(job relationship)
3. دانش، مهارتهای لازم برای تصدی شغل( job knowledge.infotmation)
4. شرایط کاری و محیطی مورد نیاز هر شغل(job condition)

2-مزایای تجزیه تحلیل شغل به شرح ذیل می باشد:
1- انتخاب: ویژگیهای ضروری شغل، انجام رضایت بخش کار مشخص می شود و روش های استخدامی اصلاح می گردد.
2- آموزش: در بند آموزش در زمینه در انجام نیازسنجی آموزشی مفید می باشد.
3- ارزیابی شغل و تعیین دستمزد: امکان تعیین درست ارزش پولی هر شغل با تجزیه تحلیل شغل قابل ارزیابی می باشد.
4- ارزیابی عملکرد: تجزیه و تحلیل شغل مکمل دستورالعمل ارزیابی عملکرد و سنجش فعالیتهای کارکنان است که از این طربق می توان با احتیاجات شغلی افرادآشنا شد.
5- ایمنی و بهداشت: تجزیه تحلیل شغل در زمینه ایمنی و بهداشت، می تواند در کاهش نرخ حوادث و افزایش ایمنی شرایط کاری کاربرد باشد.
6- مطالعات حرکت و زمان (زمانسنجی): در این بخش تجزیه تحلیل شغل با کاهش هرگونه زمان و حرکت اضافی در انجام یک فعالیت و کاهش خستگی های ناشی از انجام نادرست فعالیت موجب افزایش راندمان و بهره وری نیروی انسانی می شود.
7- مدیریت پیشرفت شغلی: فراهم شدن زمینه برای برنامه ریزی و تنظیم جدول پیشرفت کارکنان در طول خدمت و مشخص شدن آینده شغلی پرسنل، از دیگر مزایای تجزیه و تحلیل شغل می باشد.
3-مشکل تجزیه و تحلیل شغل:
تجزیه تحلیل شغل علاوه بر مزایا مذکور در بند بالا، مشکلات و موانعی از قبیل افزایش حس واکنشی و تدافعی کارکنان در هنگام جمع آوری اطلاعات است که می توان با استفاده از توجیح و توضیح اولیه و قبل از شروع انجام هر اقدامی در خصوص پرسش و پاسخ و برگزاری جلسات بصورت آزاد این مشکل را تا حد قابل توجهی کمتر نمود.

4-اقدامات اساسی در تجزیه و تحلیل شغل طبق شکل شماره 2 قابل توصیف می باشد:


گام اول: ارزیابی و بررسی اولیه سازمان از نظر وجود مشاغل و تطابق با اهداف سازمان: در گام اول استفاده از چارت سازمانی و توجه به کاربری یک شغل در سازمان مربوطه، تفکیک پست سازمانی از شغل و شناسایی فرایندهای سازمان جهت شناسایی بهتر مشاغل می تواند راهکار مناسبی باشد. شایان ذکر است که در استفاده از چارت سازمانی باید بدلیل تفاوت در عناوین شغلی با آنچه در اجرا در سازمانهای متفاوت دیده می شودتوجه نمود.
گام دوم: مشخص نمودن هدف از انجام فرآیند ارزیابی شغل: این اهداف که غالبا مشترک با اهداف کلی بیان می شود.باید به این نکته توجه داشت که خروجی فرآیند تجزیه و تحلیل شغل ورودی فرآیند ارزیابی شغل، ارزیابی عملکردو .... قرار می گیرد.
گام سوم: انتخاب مشاغل مورد نظر در سطح سازمان: جهت آسان شدن تجزیه تحلیل شغل، دامنه انتخاب مشاغل محدود می شود.
گام چهارم: در گام بعدی با استفاده از روشهای زیر اقدام به جمع آوری اطلاعات می گردد:
4-1-مشاهده مستقیم
4-2- مصاحبه
4-3- پرسشنامه
4-4-مصاحبه گروهی
4-5-نشست با متخصصان و خبرگان
4-6-ثبت وقایع
4-7-پرسشنامه PQA
گام پنجم: تنظیم شرح شغل: در تنظیم شرح شغل، شرح وظایفی یک متصدی شغل در شرایط کاری حاضر که می تواند بصورت یک فرم باشد، شامل مواردی از قبیل شناسنامه شغل، وظایف اصلی شغل(بطور خلاصه)، ارتباطات اداری داخل و خارج و سازمانی، شرح وظایف و مسئولیتها و اختیارات، ضوابطی که متصدی شغل موظف به اجرای آن است و در نهایت محیط و شرایط کاری از نظر ارگونومیک و بهداشتی و ایمنی می باشد.
گام ششم: تنظیم شرایط احراز شغل: این گام، اساسی ترین گام در ارتباط با انتخاب و گزینش نیروی انسانی است، که برای تنظیم شرایط احراز شغل استفاده از اظهارات صاحبنظران و خبرگان و تجزیه و تحلیل اماریکه در آن از طریق علمی ویژگیهای جسمی و روانی مورد نیاز یک شغل و توانایی کارمند مورد بررسی قرار می گیرد، کاربرد دارد.
گام هفتم: طراحی شغل: گام نهایی که طراحی شغل می باشد، می توان از آنالیز و بررسی شرح شغل و شرایط احراز شغل طراحی شغل که بصورت استاندارد در سطح سازمان تهیه می شود. استفاده می شود. غالبا در طراحی شغل از یکی از روش های روش مدیریت علمی، روش انگیزشی، روش سیستمی، روش مبتنی بر ویژگی های انسانی که در ادامه به استخصار در مورد هر یک از روشها توضیح داده خواهد شد، کاربرد دارد.

- روش مدیریت علمی: در این روش تمرکز بر مطالعات زمانسنجی، جهت حذف زمان بیهوده صرف شده و حرکت اضافه انجام شده می باشد تا بتوان کارها تا حدامکان کوچک و متنوعتر کرد و شغلها تخصصی تر و در عین حال ساده تر(با تعریف دستورالعملهای نحوه انجام کار) انجام شود.
- روش انگیزشی: در این روش، طراحی شغل با استفاده از نظریه دو عاملی هرزبرگ، فعالسازی و ویژگیهای شغلی درجهت افزایش رضایت کارکنان تدوین میگردد. نظریه هرزبرگ توجه به دو عامل بهداشتی و انگیزشی توجه دارد که در طبق این نظریه فقدان عدم بهداشت در محیط کار موجب نارضایتی می شود ولی وجود بهداشت انگیزه مضاعف شغلی ایجاد نمی کند. این نظریه تاکید بر توسعه شغل و تقویت شغل دارد اعتقاد دارد، تفویض اختیارات به کارکنان بویژه امور مربوط به سرپرستان به کارکنان انتقال یابد.
- نظریه فعالسازی: در این نظریه افزایش تنوع کاری و کاهش خستگی بااستفاده از ایجاد گردش شغلی مد نظر است که منظور از گردش شغلی جابجایی نیروهای کاری در مشاغل مشابه و ساده و زمانهای مشخص است. که این نظریه دارای موافقان و مخالفانی می باشد که طبق نظر موافقان افزایش انعطاف پذیری سازمانی و کاهش خستگی نتیجه این عملمی باشد و بنابر نظر مخالفان اختلال در امور، کاهش کارایی فرد در جایگاه غیرجایگاه خود، بالارفتن هزینه های آموزشی پیامد اینکار می باشد.
- نظریه ویژگیهای شغلی: این نظریه اعتقاد به ایجاد حس هویت و باارزش بودن شغل در افراد در جهت دریافت بازخور از عملکرد و اصلاح و بهبود روشهای انجام کار دارد. در حالیکه موافق با نظریه هرزبرگ در جهت افزایش استقلال است با با گردش شغلی تداخل دارد.
- روش سیستمی: در این روش بجای طراحی تک تک هریک ازمشاغل، تمام مشاغل سازمان را در ارتباط با هم و از نظر ابعاد اجتماعی و فنی مکمل در نظر می گیریم. تا تمام موارد موجود در هریک از مشاغل از همان ابتدای کار توسط انجام دهنده کاراصلاح شود. این روش توجه به کارایی مشاغل دارد.
- روش مبتنی بر ویژگی های انسانی: توجه به دو عامل جسمانی و روانی در طراحی شغل برای نیروی کاری انسانی از ویژگیهای این روش است.
در ادامه به تشریح گام جمع آوری اطلاعات می پردازیم.
- مشاهده مستقیم: کلیه فعالیتها،مدت زمان، شرایط کاری، ابزار و تجهیزات،صورت گرفته برای انجام یک کار ثبت می شود. مشاغل ساده که مدت زمان انجام آن کوتاه است شناسایی می شود. غالبا" در این روش از اطلاعات و فرمهای زمانسنجی مهندسین صنایع استفاده می شود. مشاهده مستقیم موجب اختلال در کار کارمندان، عدم ثبت دقیق، نزدیک به واقعیت فعالیتها می شود.
- مصاحبه: به دو صورت آزاد و بسته و با مصاحبه انفرادی با متصدی شغل یا مصاحبه گروهی با متصدیانی که شغلهای یکسان دارند، انجام می شود. باید توجه داشت که مصاحبه با مدیران و سرپرستان و خبرگانی که آگاهی کامل و ارتباط کامل با شغل دارند. انجام شود. در انجام مصاحبه و تحلیل اطلاعات باید توجه داشت که ارتباط بصورت مستقیم باشد، سوالات واضح و شفاف باشد، زمان مصاحبه تحت کنترل باشد، از اعمال نظرهای شخصی در تحلیل نتایج خودداری شودو درستی داده هارا با سرپرست واحد مربوط کنترل شود.

سازمانهای صنعتی و بازرگانی نظامهایی اجتماعی ـ فناوری هستند. خرده ـ نظامهای اجتماعی به خاطر تولیدفناوری ، عامل اصلی نیل به رشد محسوب می شوند. بهره برداری ثمربخش و درست از خرده ـ نظامهای سازمانی فناوری در گرو آن نوع از رهبری و تصمیم گیری است که سبب تحکیم رسالت سازمان می شود. مناسبات متقابل بین خرده نظامهای اجتماعی و فناوری ، هم به طور مستقیم بر فرهنگ سازمان اثر می گذارند و هم بخشی مهم از آن به شمار می روند. این فرهنگ به مرور زمان و بر اثر تغییر اصول ارزشی جامعه تغییر می کند. در سالهای اخیر مدیریت کیفیت جامع در تغییر فرهنگ سازمانی نقشی بسزا داشته است . تمهیداتی چون حلقه های کیفیت ، فعالیت گروههای کوچک ، طرحهای مربوط به بهسازی مداوم ،گروههای خودگردان ، و برنامه های معطوف به مشارکت کامل کارکنان ، گرچه همگی در راستای افزایش میزان مشارکت کارکنان هستند اما در فرایند تغییر فرهنگ که هدف مدیریت کیفیت جامع است ، نقشی برجسته و بسزا دارند. این مقاله درباره چگونگی ایجاد تغییر در فرهنگ سازمان ، توسط سازمان ، به بحث می پردازد.

شناخت فرایند تغییر فرهنگی
پیترز و واترمن "1" معتقدند که یکی از صفات برجسته سازمانهای بسیار موفق آن است که فرهنگی بسیار توانا و پیشرفته دارند. والتور "2"فرهنگ کار را چنین تعریف می کند: آمیزه ای ازدیدگاهها، مناسبات ، ظرفیتهای پیشرفته ، عادات وانگاره های رفتاری دیگر، که نمایانگر عوامل حرکت و دگرگونی سازمان هستند. سینها "3"فرهنگ کار را به گونه ای دیگر تعریف کرده است .او فرهنگ کار را برایند اثر اطلاعات یا اثر آن دسته از عوامل انداموار سازمان می داند که در نقشهای دیرینه و رایج ، هنجارها و اصول ارزشی مرتبط باکار خود را نشان می دهند. تلاش برای تعریف وتبیین فرهنگ کار نشانه آن است که فرهنگ بر اثربرهم کنش متقابل مردمان گوناگونی که در یک نظام جمعی ایفای نقش می کنند پدید می آید و البته لازمه ایفای نقش ، همکاری متقابل است .
فرهنگ هر سازمان با اسلوب و فرایندهای مدیریت پیوندی تنگاتنگ دارد. قالبها وانگاره های مدیریت ، حال و هوا و روند هر سازمان را معین می کنند، ضرباهنگ عملیات را نشان می دهند و بر فرایند تصمیم گیری اثر می گذارند.شوق به اقدام را برمی انگیزند و فرهنگ ، سبب برانگیختن شوق افراد به کوشش تمام عیار در راه آفرینش سیما و چشم انداز آینده می شود، آن چنان چشم اندازی که متضمن دستیابی سازمان به هدفهایش باشد و از این رو مشروط است به توانایی ، رفتار و اصول ارزشی افراد.
گرایشهای اخیر به سوی آزادسازی ،خصوصی سازی و جهانی سازی ، متضمن چند>باید فوری " برای تحول فرهنگی است . درنظامهای اقتصادی متمرکز شایستگی عمده مدیران در چنبره تکرار قالبهای کلیشه ای مدیریت اسیر شده است . آنها می کوشند زمینه پذیرش اوامر و فرامین مدیریت را در بین افراد فراهم آورند. در روزگار ما، در عصر رقابت فشرده ، قلمروشایستگیهای اصلی مدیران باید چنان گسترش یابد که زمینه برای اجرای احکام انواع سهامداران ــ که در واقع سپهر اجتماعی 3 دنیای کسب و کار محسوب می شوند ــ فراهم آید.
به عنوان مثال ، همین چند سال پیش ، بیشترسازمانها کمتر به خواست مشتریان اعتنا می کردندزیرا دامنه اختیار مشتریان محدود بود. به سبب نبود رقابت یا محدود بودن آن ، مرغوبیت ، قیمت ،موعد تحویل ، مسئولیت شناسی و مانند اینها درکانون توجه نبود. بر همین قیاس امروز کسانی که سرمایه دارند و می خواهند سرمایه گذاری کنند این فرصت را خواهند داشت که در انواع کارها سرمایه خود را به کار اندازند. بنابراین سازمانها باید
به علائق آنها توجه کنند و نیازشان را پاسخگوباشند. این دگرگونیها باید انگاره های رفتاری سازمانها "و همین طور سپهر روانی 4" کارکنان رامتحول سازد.
در جهانی که رقابتها دم افزون است ، سازمانهادریافته اند که فرهنگ سازمان بیش از هر عامل دیگر می تواند در کامیابی یا ناکامی آنها دخیل باشد. تحول فرهنگی در سازمانهایی که با اسلوب مدیریت سنتی بار آمده اند"، مستلزم عوض شدن الگوی فکری و جهان بینی مدیریت است . دوعامل اصلی در اهتمام به مسئله تغییر، یکی قبول وجود هدفهای متعالیتر، و دیگر، حس تعلق افرادبه نظامهای بزرگتراست . فرایند تغییر دو بعد مهم دارد: پهنا و ژرفا که هر دو در متحول ساختن شان و منزلت انسان اثر حیاتی دارند. بعد پهنا یادربرگیرنده اشخاص کلیدی و برجسته است یاتمامی سازمان را دربرمی گیرد. بعد ژرفا متضمن نقشها، مسئولیتها، ارزشیابیها، انگیزه ها، ساختار،فناوری ، مهارتها و دانش است . هر سازمانی که بخواهد دست به تحول ریشه ای بزند باید ژرفا وپهنای متناسب با آن تغییر را مشخص کند.

مدیریت کیفیت جامع ، به مثابه فرایندی ازفرایندهای تغییر فرهنگ
موهانتی و لاکهه "4" برای تبیین مفهوم مدیریت کیفیت جامع به بررسی ادبیات آن پرداخته اند:جستجو برای اعتلای این مفهوم ، برای یافتن نگرش درست و فرایندهای نظارتی لازم ، برای پیشگیری از نقایص کار و بهینه کردن میزان خشنودی مشتریان از راه بهسازی مداوم فرآورده ها، بهسازی مداوم فضای کار و فرایندهای کار که منجر به افزایش کارآیی و ثمربخشی شود.سازمانی که پیرو مدیریت کیفیت جامع است می کوشد تا به طور مستمر با بسیج تلاش تک تک کسانی که در درون سازمان درگیر موضوع هستند،انتظارات مشتریان سازمان "چه مشتریان بیرونی وچه مشتریان درونی " را براورد و حتی از مرزتوقعات آنها نیز فراتر برود.
مدیریت کیفیت جامع سبب می شود که مناسبات بین مدیران و کارکنان متحول شود و هرکس دریابد که کمیتش بدون همکاری دیگران لنگ است . مدیریت باید کاری کند تا کارکنان درک کنندکه نیاز سازمان محدود به استفاده از نیروی جسمانی آنها نیست بلکه دست و دل و درایت آنهارا باهم لازم دارد و این همان اصل سه دال 5 است که موهانتی مطرح کرده است "5". هر ضعف و نقصی که در هر جای سازمان پیدا شود به پای مدیریت نوشته می شود. شرکتهایی که در امر مناسبات مدیریت ـ کارکنان و در مسئله فرهنگ سازمان به موفقیتهای چشمگیری دست می یابند، پابندباورهای زیر هستند:

اساس موفقیت پایدار، اصل احترام به منزلت انسانی است .

هر تغییر چشمگیر و بلندمدت برآمده ازدگرگونیهایی است که به دست افراد ایجاد می شود.

کارکنان ، کالای مصرفی یا هزینه ای که باید ازآن کاست " نیستند. کارکنان را باید به منزله ذخیره ای دانست که به کمک اصول مراقبت پیشگیرانه و پیش بینانه 6 ارزش آن بیشینه می شود.

باید با بهره گیری از ابزارهایی چون امنیت شغلی ، مشارکت در تصمیم گیری ، آموزش ، حذف موانع اجتماعی و غیره به رفاه کارکنان توجه کرد تاکیفیت زندگانی کاری افراد، به طور کلی ، بهبودیابد.

ایجاد تیم ، به منزله سازوکاری برای تغییر
بهره گیری از کار تیمی به مثابه ابزار راهبردی مشارکت کارکنان در پیشرفت سازمان ، سبب بهبودثمربخشی فعالیتهای درون گروهی و بین گروهی می شود تا >کار درست به شیوه درست " انجام شود. تیم سازی سازوکاری است که فرایندهای تصمیم گیری و مشکل گشایی سازمان را بهبودمی بخشد و در این راه نقش نظام مشارکت در اموربسیار برجسته است . اگر بخواهیم مدیریت کیفیت جامع را تعالی ببخشیم ، چاره ای جز ایجاد تیمهای "نیمه " خودگردان نداریم . این تیمها در واقع همان گروههای کوچک هستند که از گرد آمدن کارکنان چند پیشه تشکیل می شوند. آدمهای چندپیشه ،انواع وظایف را به عهده می گیرند، وظایف خود راداوطلبانه معین می کنند، ریشه نابسامانیها را پیدا وموشکافی می کنند، بی واسطه درگیر تصمیمهای عملیاتی می شوند و آن تصمیمها را در محیط کاربه مرحله عمل می رسانند. تیم سازی ، بخشی است از رویکرد مدیریت مشارکتی .
طبق نظر گوستافسون و کلاینر "6" ویژگیهای تیمهای پرکار و موفق عبارت است از:

ادراک مشارکتی

همبستگی در مناسبات

اشتراک در مسئولیت

تعیین مقصد غایی

فراوانی ارتباطات

قراردادن آینده در کانون توجه

قراردادن وظایف در کانون توجه

استعدادهای خلاق

واکنش سریع

وقتی که در راه رسیدن به اهدافتان با مانعی مواجه می شوید، چه می کنید؟ تسلیم می شوید یا آنکه به دنبال راه چاره ای می گردید و سعی می کنید مانع را دور بزنید؟

اگر معمولاً به دنبال راه چاره ای برای موانع می گردید می توان گفت که دید امیدوارانه ای نسبت به زندگی دارید.

چارلز ریچارد اشنایدر روانشناس مثبت گرا معتقد بود که افرادی که تفکر امیدوارنه ای دارند علاوه بر اینکه دستاوردهای بیشتری در زندگی خواهند داشت از سلامت بهتری نیز برخوردار خواهند بود.

اشنایدر در طول فعالیت علمی خود شش کتاب و ۲۶۲ مقاله در زمینه تاثیر امید بر وجوه مختلف زندگی مانند سلامت، کار و تحصیل منتشر کرد.

بر اساس نظر اشنایدر سه فاکتور برای ساخت تفکر امید لازم است:

۱) اهداف یعنی زندگی کردن بر محور هدف

۲) مسیرها: یافتن راههای مختلف برای رسیدن به اهداف

۳) عاملیت: باور به اینکه می توانید تغییر ایجاد کنید و به اهداف خود برسید

اشنایدر افراد دارای تفکر امید را اینچنین توصیف می کند: افرادی که دارای اهداف مشخص بوده و دارای تصویری روشن از مسیرهای رسیدن به این اهداف هستند و حتی در صورت مواجه شدن با مانع در راه رسیدن به هدف استقامت می کنند.

کاربرد نظریه امید

شما چه بعنوان یک مدیر یا یک فروشنده می توانید از این نظریه برای استفاده بهتر از امکانات و فرصتهای خود استفاده کنید و به همکاران خود نیز در این زمینه کمک کنید. این نظریه باعث می شود که با پیگیری اهداف درست خود زندگی رضایتمندانه تری را تجربه کنید.

ظرفیت و توانایی ما برای تفکر امید در دوران کودکی ایجاد می شود و رشد می کند. از بدو تولد، شروع می کنیم به کشف و ایجاد ارتباط بین وقایع و چیزها و فهم اینکه چه چیزی همزمان با چه چیز دیگری اتفاق می افتد تا زمانی که به درک علت و معلول می رسیم و این تصور که یک چیز می تواند منجربه چیز دیگری شود. این پایه و اساس تفکر “مسیر” است که یکی عناصر نظریه امید اشنایدر را تشکیل می دهد.

در حدود یک سالگی، “تولد روانی” اتفاق می افتد، و ما احساس هویت می کنیم. همچنین در این سن است که ما متوجه می شویم ما می توانیم منجر به اتفاقی شویم یعنی می توانیم کارهائی انجام دهیم که تغییراتی در محیط بوجود بیاورد. این درک مبنای تفکر “عاملیت” نظریه امید است.

این دو فاکتور یعنی تفکر مسیر و تفکر عاملیت با یکدیگر به ما وسیله ای می دهد که برای پیگیری اهداف مورد نیاز است. بر اساس تحقیقات سال ۱۳۹۹ اشنایدر، افرادی که امتیاز بالاتری در شاخصهای امید بدست می آورند دستاوردهای موفقیت آمیز بیشتری نسبت به دیگران در عرصه های ورزشی و علمی دست می یابند. به نظر اشنایدر همین موفقیتها باعث افزایش اعتماد به نفس و رفاه در این افراد می گردد.

۱) تفکر هدف گرا

اهداف و تفکر هدف گرا، مبنای نظریه امید است. اهداف می تواند بلند مدت یا کوتاه مدت باشد. آنها را می توان در یک جمله بیان کرد، مثلاً “من فروش به … را انجام می دهم” یا ممکن است فقط یک تصویر ذهنی باشد مثل اینکه خود را در حال بستن قرارداد با …. تصور کنید

اشنایدر در هنگام مصاحبه با سوژه های تحقیق خود متوجه شد که هنگامی که اهداف قابل دستیابی است آنها امیدوارانه صحبت می کنند اما با این حال سایه ای از شک و دودلی وجود دارد.

در مورد اهداف خود فکر کنید آیا آنها قابل دستیابی ولی چالش برانگیز هستند؟ از روش SMART برای هدف گذاری خود استفاده کنید یعنی آنها باید مشخص، قابل دستیابی، قابل اندازه گیری، مرتبط و دارای زمان تحقق باشند.

اگر در نقش رهبری هستید و مدیریت افرادی را بر عهده داریدبه آنها در هدف گذاری کمک کنید یا به آنها یاد بدهید که بیانیه ماموریت شخصی خود را بنویسند.

۲) یافتن مسیرهای رسیدن به هدف

لابد شنیده اید که می گویند بن بست معنائی ندارد یا راهی خواهیم یافت یا راهی خواهیم ساخت. تفکر “مسیر” به همین باور برمی گردد که می توانید برای رسیدن به هدف خود مسیرهای عملی پیدا کنید. یافتن مسیر های مختلف نیازمند خلاقیت و عزم راسخ است.

نگاهی به اهداف خود بیاندازید. چگونه می توانید آنها را محقق کنید؟ فهرستی از گامهایی که برای رسیدن به آنها لازم است تهیه کنید.

سعی کنید موانع، پیچیدگیها و ریسکهای مسیری را که مشخص کرده اید مشخص کنید و فعالیتهای جایگزین را در صورت بروز هر کدام از آنها مشخص کنید. افراد تیپ ۶ انیگرام معمولاً در این کار تبحر ویژه ای دارند. اما باید حواستان باشد که پیش بینی مشکلات امید را تحت الشعاع قرار ندهد و موجب تعلل نشود. ( مطالب حل مساله در این وب سایت می تواند در این مورد به شما کمک کند.