ثبت محدود- ثبت تعاونی- تغییرات - ثبت شرکت –تغییرات خاص –تغییرات محدود – صورتجلسات – پلمپ دفاتر
کمترین هزینه و هدیه ویژه و فروشگاه اینترنتی طراحی سایت

مدیریت زمان ضمن احترام به دیگران

 

افراد خبره چه می گویند

بن داتنر به عنوان روانشناس سازمانی و نویسنده کتاب «بازی سرزنش» می گوید: «منظور از مدیریت زمان این است که شما چگونه کارهای خود را سازماندهی می کنید؛ به همین خاطر این کار به جز در موارد نادر، بر سایر همکارانتان نیز تاثیر می گذارد.» هر روش جدیدی که اتخاذ می کنید، دقت داشته باشید که عمل شما چه تاثیری بر محیط اطرافتان خواهد گذاشت. اما این موضوع نباید باعث شود دست از تلاش برای تغییر بردارید. جولی مورگنسترن به عنوان متخصص مدیریت زمان و نویسنده «ایمیل خود را هرگز صبح ها چک نکنید» می گوید: «در بحث زمان، بزرگ ترین تله ای که در آن گرفتار می شویم این است که خود را موظف به ارائه خدمات به دیگران می دانیم.» الیزابت گریس ساندرز به عنوان استاد برنامه ریزی سازمانی معتقد است راه حل این است که «برای انجام کار خود، بر اهداف درازمدت تمرکز کنید.» در اینجا به ذکر راهکارهایی می پردازیم که چگونه می توانید کار خود را به خوبی انجام دهید و همکاران نیز راضی و خوشحال باشند.

کارهای موجود را اولویت بندی کنید

برای شروع، مطمئن شوید که زمان خود را به شکل موثر تقسیم بندی می کنید. اگر تمرکزتان بیش از حد بر جلب رضایت دیگران باشد، به احتمال زیاد بهره وری کاری شما کاهش می یابد. مورگنسترن می گوید: «بزرگ ترین ارزش شما نباید دردسترس بودن باشد. این توانایی شماست که بتوانید مشکلات را حل کنید و کارها را به انجام رسانید.» و ساندرز در تایید این موضوع می گوید: «کمتر به احساسات افراد فکر کنید و بیشتر به اهداف استراتژیک سازمان بیندیشید.» کار شما رسیدن به بالاترین ارزش های شغلی است.

 

 

از همکاران خود اطلاعات بگیرید

البته آنچه در بالا گفتیم به معنی آن نیست که می توانید هر روش مدیریت زمان را که دلتان می خواهد اجرا کنید. داتنر می گوید: «یک طرفه قضاوت نکنید. این گونه نباشد که شنبه صبح سرکار بیایید و بگویید «من اخیرا در یک سمینار و کارگاه آموزشی شرکت کردم و در آنجا گفتند فقط روزی یک بار ایمیل ها را چک کنید و من نیز قصد دارم همین کار را انجام دهم.» تکنیک های مختلف را امتحان کنید و ببینید چه روشی برای شما و همکارانتان مناسب است.» داتنر می گوید: «چند ایده اولیه را انتخاب کنید و آن را با اعضای تیم در میان بگذارید؟ مثلا بگویید: «کدام روش بیشتر مورد تایید همه است: اینکه ایمیل ها را صبح چک نکنم یا اینکه یک روز در هفته ایمیل ها را چک نکنم تا بیشتر به پروژه ها بپردازم؟» همچنین متوجه اثر تصمیمات خود بر دیگران باشید. داتنر پیشنهاد می کند از چنین عباراتی استفاده کنید: «من می دانم که این برنامه احتمالا سه ساعت زمان بیشتری به من می دهد اما این به قیمت از دست دادن یک ساعت برای شما خواهد بود. من چگونه می توانم این مساله را برای شما حل کنم؟»

 

 

ریسک کنید

شاید نگران این مساله باشید که دیگران به روش های شما پاسخ مناسبی ندهند اما ساندرز می گوید اغلب این گونه نیست. او می گوید: «بیشتر اوقات این محدودیت در ذهن شما است. وقتی مشتریان من روش های جدید را امتحان می کنند، در ۹۹ درصد از موارد نتیجه بسیار مطلوب است.» مورگنسترن نیز در تایید این موضوع می گوید: «به کار خود ایمان داشته باشید و مطمئن باشید که دیگران نیز نتیجه آن را خواهند دید.» شاید گاهی اوقات، مخالفت با سیستم نیز لازم باشد. ساندرز می گوید؛ «در چنین موقعیتی، افراد اغلب دستپاچه می شوند یا تحت استرس قرار می گیرند تا جایی که ممکن است شما به خاطر اقداماتی که برای مدیریت بهینه زمان خود انجام داده اید، احساس گناه کنید. اما باید این اراده را داشته باشید که از این وضعیت پریشان خارج شوید.»

 

 

مشخص کنید چه اقداماتی انجام خواهید داد و چرا

وقتی یک روش مدیریت زمان را انتخاب کردید، آن را با همکاران خود در میان بگذارید. به عنوان مثال، اگر می خواهید در جلسات شرکت نکنید، دلیل آن را توضیح دهید؛ مثلا اینکه مشغول کار روی موضوع مهم دیگری هستید، یا اینکه اعضای دیگر تیم در جلسه حضور خواهند داشت و اکنون تمرکز شما بر موضوع دیگری است و موارد دیگر. یا اگر لازم است زمان خود را به یک پروژه مهم اختصاص دهید، به همکاران خود ایمیل بفرستید و توضیح دهید چرا در آن تاریخ حاضر نخواهید بود.

این گونه تکنیک ها به شما اجازه می دهد ضمن احترام به نیازهای دیگران، در زمان خود نیز صرفه جویی کنید.

 

 

درباره سطح انتظارات افراد، به آنها آموزش دهید

گاهی اوقات اینکه فقط به افراد بگویید تغییر در چه زمینه هایی باید باشد کافی نیست؛ باید به آنها کمک کنید نحوه رفتار با شما را دوباره یاد بگیرند. مورگنسترن می گوید: «اگر هر سه دقیقه به ایمیل افراد جواب بدهید، در واقع به آنها آموخته اید که همیشه حاضر هستید.» وقتی این عادت را تغییر می دهید، مطمئن شوید این پیام را به همه می رسانید (مشتریان، اعضای تیم، رئیس تان) که می توانند از شما انتظار داشته باشند چگونه و چه وقت در دسترس باشید. ساندرز می گوید: بعضی از مشتریانش از پاسخگوی خودکار استفاده می کنند. به عنوان مثال، می توان چنین عباراتی را نوشت: «من هر ۲۴ ساعت به ایمیل ها پاسخ می دهم. اگر موضوع مهمی است، می توانید با من تماس بگیرید یا پیام بفرستید.» البته این کار برای همه مناسب نیست اما منظور این است که روش های مختلف را امتحان کنید تا سرانجام به روشی برسید که برای شما موثر باشد.

 

 

زمان مناسب را انتخاب کنید

تغییر نحوه کار شما می تواند باعث ایجاد اختلاف شود. داتنر توصیه می کند روش زمان بندی خود را هوشمندانه انتخاب کنید. او می گوید؛ «ابتدا مطمئن شوید که تغییر شیوه شما در زمان بحران یا اوج کار و یا وضعیت نامطلوب سازمان نباشد.» در ضمن باید مطمئن شوید که برای تغییر برنامه روزمره خود باید موقعیت تثبیت شده ای در سازمان داشته باشید. داتنر می گوید؛ «شما می خواهید کارآیی بالایی داشته باشید و مورد قبول دیگران واقع شوید. وقتی کارها به خوبی انجام می شود، برای شما سرمایه اجتماعی ایجاد می شود.»

 

 

جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره جهت امور ثبت شرکت به سایت www.arshiyagroup.ir مراجعه نمایید و یا با ایمیل info@arshiyagroup.ir تماس حاصل فرمایید .

موضوع : مقالات