پایه‌های حسابرسی فناوری اطلاعات ضرورت مستندکردن

جستجو در سایت

ثبت شرکت در سراسر ایران :

سایر امور ثبتی :

ثبت برند در تهران

سایر محلات تهران

پایه‌های حسابرسی فناوری اطلاعات ضرورت مستندکردن

ثبت محدود- ثبت تعاونی- تغییرات - ثبت شرکت –تغییرات خاص –تغییرات محدود – صورتجلسات – پلمپ دفاتر
کمترین هزینه و هدیه ویژه و فروشگاه اینترنتی طراحی سایت

پایه‌های حسابرسی فناوری اطلاعات ضرورت مستندکردن

نقش استاد علی‌مدد در استفاده از ضوابط و قواعد ارائه کتابهای حسابداری و ترویج به‌کارگیری این ضوابط و قواعد، به‌یاد ماندنی است .

حسابرس سیستمهای کامپیوتری در طول حسابرسی خود مدارک بسیاری را رسیدگی می‌کند، اطلاعات گوناگونی را مطالعه می‌نماید، گزارشهای سیستمهای فراوانی را می‌بیند، روشهای انجام کارها را مشاهده می‌کند و با کارکنان زیادی به گفت‌وگو می‌پردازد. حاصل این فعالیتها، فراهم آمدن شواهد ارزشمندی درباره سیستم و واحد مورد رسیدگی حسابرس است. این شواهد در نهایت گرداوری و ارزیابی می‌شود تا حسابرس بتواند درباره کفایت و اثربخشی کنترلهای داخلی، کارایی و دیگر عوامل سیستم مورد رسیدگی، نظری حرفه‌ای پیدا کند و پیشنهادهایی را برای بهبود امور و اقدامهای اصلاحی ارائه دهد .
اغلب، حجم این شواهد، زیاد است. ویژگی دیگر حسابرسی سیستمهای کامپیوتری این است که همه اطلاعات مورد نیاز، کمتر یکباره در دسترس حسابرس قرار می‌گیرد. بلکه، حسابرسی بیشتر به‌تصویری چند پاره شده می‌ماندـ یعنی، تصویر نهایی هنگامی درخور دیدن است که آخرین پاره آن در جای خود قرار گیرد . در این‌گونه شرایط، ثبت و ضبط درست و مناسب کارهای انجام شده و مشاهداتِ در طول جریان حسابرسی، از اهمیت ویژه برخوردار است. مستندکردن درست و مناسب می‌تواند تمایز بین یک گزارش افزاینده ارزش و با نتیجه‌گیری‌های معتبر و پیشنهادهای سازنده را با گزارشی که تنها یک گزارش است، نشان دهد .
مستندات حسابرسی را کاربرگهای حسابرسی نیز می‌گویند .
دلیلهای بسیاری برای ضرورت مستندکردن کار حسابرسی به‌گونه‌ای درست و مناسب، وجود دارد. استانداردها و کتابهای درسی، فهرست بلند بالایی از دلیل و رهنمود برای مستندکردن حسابرسی ارائه داده‌اند، اما مهمترین دلیل این کار، امکانپذیر شدن اجرای حسابرسی روان و درست است. اولین کسی که از مستندات خوب، بهره‌مند می‌شود، حسابرس سیستمهای کامپیوتری است. مستندکردن خوب سبب می‌شود کار حسابرسی به‌گونه‌ای دقیق و با پشتوانه انجام گیرد و تکمیل کار حسابرسی و ارائه گزارشی منسجم، آسان شود .

مستندات حسابرسی کدامند؟
برابر استاندارد «مستندات حسابرسی»، منتشر شده توسط هیئت‌استانداردهای انجمن حسابرسان سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری، مستندات حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی عبارت است از مدارک انجام شدن کار حسابرسی و شواهد پشتوانه یافته‌های حسابرسی و نتیجه‌گیری‌های حسابرس سیستمهای کامپیوتری. هر چیزی که در ارتباط با موضوع مورد رسیدگی، دیده، شنیده، مشاهده و آزمون می‌شود، شواهد حسابرسی است و باید مستند گردد .
برای آن‌که مستندات حسابرسی، مفید باشد باید منطبق با معیارهایی باشد. این معیارها شامل موارد زیر است :
• همه مستندات باید به موضوع مورد رسیدگی و هدف حسابرسی عطف داده شود .
• مستندات مربوط به مصاحبه‌ها باید حاوی نکات مورد گفتگو به‌طور روشن، شخص مصاحبه شونده، سمت و پست مصاحبه شونده، زمان مصاحبه و محل آن باشد .
• مستندات ممکن است به مشاهدات حسابرس از طرز کارهای اجرایی مربوط باشد. این‌گونه مستندات باید حاوی محل و زمان مشاهده، دلیل مشاهده و اشخاص درگیرِ آن باشد .
• مستندات ممکن است گزارشها و اطلاعاتی باشد که حسابرس به‌طور مستقیم از سیستم گرفته است یا کارکنان واحد مورد رسیدگی در اختیار وی قرار داده‌اند. حسابرس سیستمهای کامپیوتری باید از مشخص‌بودن منبع گزارش، تاریخ، زمان و شرایط و اوضاع موضوع‌گزارش اطمینان یابد .
• حسابرس سیستمهای کامپیوتری در بسیاری موارد با برنامه‌هایی کار می‌کند که از پیش تدوین شده است و با پیشرفت کار، آن‌را تکمیل می‌کند. برای بهبود این مستندات که چیزی بیش از تنها پرکردن آن باشد، حسابرس سیستمهای کامپیوتری باید سایر جزئیات مورد اشاره در بندهای بالا را نیز در مستندات خود بیاورد .
• حسابرس سیستمهای کامپیوتری می‌تواند در طول تهیه مستندات، نکات موردنظر و تفسیرهای خود، تردید نسبت به اطلاعات موجود یا اطلاعات اضافی مورد نیاز را با رنگی متفاوت از رنگ متن، به مستندات بیفزاید. حسابرس باید بعداً به این نکات برگردد و توضیحات و عطفهای مربوط به چگونگی حل و فصل آنها را نیز یادداشت کند .
• چنانچه کار حسابرسی توسط اشخاص رده بالاتری مورد بررسی قرار می‌گیرد، نکات ناشی از این بررسی نیز باید مستند شود .
• پیش‌نویس گزارش و گزارش‌نهایی حسابرس باید به‌عنوان بخشی از مستندات حسابرسی شمرده شود .

دشواریهای تهیه مستندات
تهیه و تکمیل مستندات خوب، کار آسانی نیست. از سوی دیگر، یافتن دلیلی برای تهیه نکردن مستندات، همواره آسان بوده است. همه حسابرسیها تحت شرایط فشار زمانی انجام می‌شوند، کارکنان واحد مورد رسیدگی ممکن است نتوانند زمان زیادی را با حسابرسان بگذرانند و اطلاعات نیز همواره با تاخیر به‌دست حسابرس می‌رسد. ثبت یادداشتهایی کوتاه و مختصر و تلقی آن به عنوان کاربرگ حسابرسی، برای حسابرسان وسوسه‌انگیز است .
با وجود این حقایق، وجود مستندات خوب به عملکرد بهتر حسابرس کمک می‌کند. مستندات خوب می‌تواند بررسیهای اشخاص ثالث و ارزیابی کیفیت برنامه‌های اطمینان‌بخشی واحد حسابرسی داخلی را آسان کند و پشتوانه‌ای باشد برای مواردی چون درخواست خسارت از بیمه، تقلب و موارد دادگاهی .
راه‌حل، استفاده از ابزارهای ساده و فرایندهایی است که مستندکردن را به‌صورت عادت درآورد .

راهنماییهایی عملی برای تهیه مستندات
امروزه، بیشتر کار و مستندات توسط کامپیوتر انجام و تهیه می‌شود نه با دست. ایجاد یک کشو جداگانه با نامی مناسب، اولین گام در هر حسابرسی است. ایجاد بخشهای لازم برای زمینه‌های گوناگون حسابرسی یا هدفهای متفاوت حسابرسی در این کشو، گام بعدی است. مقدمه کار حسابرسی، واردکردن تمام برنامه‌های استاندارد شده حسابرسی در این کشو است؛ البته آن برنامه‌هایی که قرار است در طول حسابرسی بکار رود .
برای مثال، فرض کنید حسابرس سیستمهای کامپیوتری می‌خواهد سیستم حقوق و دستمزد کارخانه‌ای را حسابرسی کند. این سیستم با نرم‌افزار اوراکل (Oracle) تهیه شده است و تحت سیستم عامل یونیکس (Unix) اجرا می‌شود. حسابرس سیستمهای کامپیوتری از برنامه اِ سی‌ ال (ACL) برای انجام دادن آزمونهای محتوا استفاده می‌کند و برنامه‌های استاندارد شده حسابرسی نیز در اختیار دارد. ترتیب سازماندهی اینها در کشو کامپیوتری به‌شرح زیر خواهد بود :
C: دیسک ( یا دیسکت) حسابرسِ سیستمهای کامپیوتری
حسابرسی سیستم حقوق و دستمزد کارخانه
• برنامه‌های حسابرسی
ـ یونیکس
ـ اوراکل
برنامه بررسی سیستم کاربردی
ـ چک لیست مالیات حقوق و دستمزد
• پرونده‌های اطلاعاتی ا سی ال (ACL)
ـ پرونده اصلی حقوق و دستمزد
ـ پرونده فیشهای حقوق و دستمزد
ـ پرونده حقوق انباشته کارکنان
• مستندات کاربرد
• نکات حاصل از بررسی کاربرد
ـ نسخه‌برداری از اطلاعات حساس
ـ دسته دستورهای کاری
ـ مصاحبه‌ها
• گزارش
وجود واژه پردازها و کاربرگهای کامپیوتری به حسابرس این امکان را می‌دهد که بتواند از رنگها و فونتهای گوناگون برای مشخص‌کردن پاره‌ای از اطلاعات، استفاده کند؛ پرسشهای خود را علامتگذاری کند و مطمئن باشد پاسخ آنها در مراحل بعدی حسابرسی، پیدا خواهد شد. چه بهتر که از کلیدهای ارتباطی نیز استفاده شود و سیستم عطف‌گذاری متقابل بین بخشهای گوناگون مستندات حسابرسی برقرار گردد. شواهد کتبی را می‌توان با پوییدن به‌صورت پرونده تصویری درآورد تا مستندات به‌صورت کامل و یکپارچه در پرونده‌های کامپیوتری قرار گیرد .
حسابرس سیستمهای کامپیوتری می‌تواند تمام کشو و زیرمجموعه‌های آن‌را در پایان کار حسابرسی روی یک یا دو لوح فشرده ذخیره کند و برای بازیابیهای بعدی نگاه دارد؛ سپس، کشو را از کامپیوتر خود پاک کند تا فضا برای حسابرسی بعدی داشته باشد. لوحهای فشرده به‌عنوان مستندات حسابرسی، بایگانی می‌شود. با نگرش به این که هر کار حسابرسی در یک یا دو لوح فشرده جای می‌گیرد،نیاز به فضا برای انبار، به‌شدت کاهش می‌یابد و بازیابی اطلاعات، آسانتر می‌شود